爱普生900WD外观采用全黑设计，其中比较容易被手接触的地方都使用“浮砂”材质，不会留下过于明显的痕迹。 控制面板在机身的正中央位置，可随意调节角度，便于用户查看与操作。控制面板中间的液晶显示屏采用的是2.5寸全中文导航彩色液晶屏，此外，其他所有按键均采用中文标识非常直观。
外形上，爱普生ME Office 900WD最大的不同点是：一改以往的“上进下出”走纸方式首次采用“U”型走纸方式，出纸器下面是一个可容纳150页纸的进纸盒。在不工作的状态下，墨车停在机器最右侧。其墨盒为独立分体式设计，随机标配T1411标准容量黑墨和T1412-T1414标准容量彩墨。
